Informativa privacy delle app Medi OCR e Medi Bot
Questa informativa descrive come vengono trattati i dati personali quando si usano le app di Medi Suite per iOS:
- Medi OCR, che trascrive i referti di laboratorio e ne prepara l’inserimento nella cartella clinica;
- Medi Bot, l’assistente che risponde alle domande cliniche del medico con una sintesi di linee guida, schede tecniche dei farmaci e letteratura scientifica, citando le fonti.
Le app sono destinate ai medici che usano Medi Suite in base a un contratto con Genomedics s.r.l.: al loro interno non è possibile registrarsi né effettuare acquisti. Per il sito web vale l’informativa del sito.
Chi tratta i dati
- Dati del medico che usa le app (account e utilizzo): titolare del trattamento è Genomedics s.r.l., Via Sestese 61, 50141 Firenze (FI).
- Dati dei pazienti contenuti nei documenti caricati in Medi OCR o descritti in una domanda a Medi Bot: titolare del trattamento è il medico, o la struttura per cui opera. Genomedics li tratta per suo conto, in qualità di responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), al solo fine di fornire il servizio.
Quali dati trattiamo
In entrambe le app
- Dati dell’account del medico: nome, cognome, indirizzo e-mail e credenziali di accesso, e gli altri dati del profilo che il medico modifica dall’app, per esempio il numero di telefono.
- Dispositivo usato per accedere: la chiave pubblica e il nome del dispositivo, registrati all’accesso per riconoscerlo quando la sessione viene rinnovata.
- Consenso all’elaborazione con intelligenza artificiale: per Medi OCR la versione del testo accettato e la data dell’accettazione; per Medi Bot le scelte fatte nell’informativa dell’app e la data di ogni modifica.
- Dati tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza del servizio: indirizzo IP, data e ora delle richieste, tipo di dispositivo.
Medi OCR
- Documenti caricati: le immagini e i PDF dei referti fotografati, scansionati o condivisi da altre app, e il loro contenuto. Possono contenere dati identificativi dei pazienti (nome, data di nascita, codice fiscale, indirizzo) e dati relativi alla salute (valori degli esami).
- Risultati dell’estrazione: i dati letti dal referto e le correzioni fatte dal medico durante la validazione.
Medi Bot
- Domande e conversazioni: il testo delle domande, le risposte e il titolo di ogni conversazione. Se il medico descrive un caso clinico, una domanda può contenere dati relativi alla salute.
- Registro d’uso: per ogni domanda data e ora, crediti consumati e argomento generale, senza il testo della domanda né della risposta.
Le app non contengono strumenti di tracciamento né pubblicità. I dati non sono venduti né usati per finalità di marketing. Il riconoscimento con Face ID avviene sul dispositivo ed è gestito da iOS: le app non ricevono né conservano dati biometrici.
Perché li trattiamo
- Per trascrivere i referti e strutturarne i dati, così che il medico possa controllarli, correggerli e inserirli nella cartella clinica (Medi OCR).
- Per rispondere alle domande del medico con informazioni tratte dalle fonti e conservare le sue conversazioni per il tempo indicato più sotto (Medi Bot).
- Per gestire l’accesso alle app, mostrare i crediti disponibili e garantire la sicurezza del servizio.
- Per rispettare gli obblighi di legge.
La base giuridica per i dati del medico è l’esecuzione del contratto con Genomedics (art. 6.1.b GDPR). Per i dati dei pazienti è quella individuata dal medico titolare per le finalità di cura (art. 9.2.h GDPR).
Elaborazione con intelligenza artificiale
Entrambe le app inviano dati a servizi di intelligenza artificiale di terze parti, e solo dopo il consenso del medico. I fornitori hanno sede nell’Unione europea e operano come sub-responsabili del trattamento: non conservano i contenuti dopo l’elaborazione e non li usano per addestrare i propri modelli.
Medi OCR
Per estrarre i dati, Medi OCR invia le immagini e il testo dei documenti caricati a un servizio di intelligenza artificiale. Prima del primo invio l’app spiega cosa viene inviato, a chi e perché, e chiede il consenso del medico: senza consenso nessun documento lascia il dispositivo. L’informativa si può rileggere in qualsiasi momento dal collegamento «Come trattiamo i documenti» nella schermata di caricamento.
- Chi riceve i documenti: Opper (Svezia), che li fa elaborare a un modello Mistral ospitato da Berget AI in Svezia; se questo servizio non è disponibile, a un modello ospitato da regolo in Italia.
- Perché: solo per estrarre e strutturare i dati del referto. Il servizio non interpreta i valori e non prende decisioni: ogni risultato è controllato e confermato dal medico prima dell’inserimento in cartella.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento scrivendo all’indirizzo indicato più sotto; senza consenso non è possibile usare l’estrazione.
Medi Bot
Per rispondere, Medi Bot invia a un servizio di intelligenza artificiale il testo delle domande e, perché la conversazione possa proseguire, i messaggi precedenti della stessa chat. Non invia la cartella clinica. Prima della prima domanda l’app mostra un’informativa che spiega cosa viene inviato, a chi e perché, e chiede il consenso del medico: finché non è dato, nessuna domanda viene inviata. L’informativa si può rileggere in qualsiasi momento dal pulsante con lo scudo in cima all’elenco delle chat, o dalle Impostazioni alla voce «Informativa e consensi».
- Chi riceve le domande: Opper (Svezia), che le fa elaborare a un modello open source ospitato da evroc in Svezia; se questo servizio non è disponibile, a un modello ospitato da OVHcloud in Francia.
- Ricerca nelle fonti: per trovare i passaggi pertinenti di linee guida e schede tecniche, OVHcloud (Francia) trasforma il testo della domanda in una rappresentazione numerica. Per la letteratura scientifica la domanda, tradotta in inglese, viene cercata in una copia di PubMed ospitata da Genomedics, con una rappresentazione calcolata da Berget AI (Svezia) tramite Opper. Alla National Library of Medicine statunitense non viene inviato nulla: il medico apre solo i collegamenti alle fonti citate.
- Perché: solo per rispondere alla domanda. Medi Bot fornisce informazioni generali tratte dalle fonti che cita, non formula diagnosi né decisioni terapeutiche sul singolo paziente: la valutazione resta del medico.
- Dati dei pazienti: le domande non devono contenere dati che identificano il paziente.
Il consenso a Medi Bot si può revocare in qualsiasi momento dall’app, dalle Impostazioni alla voce «Informativa e consensi», o scrivendo all’indirizzo indicato più sotto; senza consenso Medi Bot non risponde alle domande.
Per quanto tempo conserviamo i dati
Medi OCR
- Il documento caricato viene cancellato al termine dell’elaborazione, sia in caso di successo sia in caso di errore.
- I risultati dell’estrazione, comprese le correzioni del medico, vengono cancellati 24 ore dopo la validazione, oppure 120 ore dopo l’elaborazione se il referto non viene validato. Se l’elaborazione non riesce, vengono cancellati subito.
- La registrazione del consenso è conservata finché l’account resta attivo.
Medi Bot
- Le conversazioni vengono cancellate automaticamente 30 giorni dopo l’ultimo messaggio, le chat temporanee 24 ore dopo l’ultimo messaggio. Il medico può eliminare una conversazione in qualsiasi momento dall’elenco delle chat: viene cancellata subito.
- Il registro d’uso, che non contiene il testo delle domande né delle risposte, è conservato per la durata dell’account.
- Le scelte fatte nell’informativa sono conservate finché l’account resta attivo.
In entrambe le app
- Sul dispositivo le app conservano in modo protetto le credenziali di accesso e la chiave del dispositivo, custodita nel Secure Enclave. Medi OCR conserva anche, per mostrarli nell’elenco, l’anteprima e il nome originale dei documenti caricati; Medi Bot le chat fissate. L’eventuale foto del profilo resta sul dispositivo. Tutto questo viene cancellato quando il medico esce dall’account.
- I dati dell’account sono conservati per la durata del contratto, salvo gli obblighi di legge.
Con chi condividiamo i dati
Oltre ai fornitori di intelligenza artificiale indicati sopra, i dati possono essere trattati dai fornitori di servizi informatici che ospitano la piattaforma, vincolati da contratto, e comunicati alle autorità quando richiesto dalla legge. Se un trasferimento fuori dallo Spazio Economico Europeo si rendesse necessario, si baserà su una decisione di adeguatezza della Commissione europea o sulle clausole contrattuali standard da essa adottate.
I suoi diritti
In base al GDPR il medico può chiedere l’accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità, opporsi al trattamento, revocare il consenso e chiedere in qualsiasi momento la cancellazione del proprio account. Ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
I pazienti esercitano i propri diritti nei confronti del medico, titolare dei loro dati; Genomedics lo assiste nel rispondere.
Contatti
Per qualsiasi richiesta sul trattamento dei dati: rpd@genomedics.it.
Ultimo aggiornamento: novembre 2026.
Medi OCR and Medi Bot app privacy policy
This policy describes how personal data is processed when using the Medi Suite iOS apps:
- Medi OCR, which transcribes laboratory reports and prepares them for entry into the patient’s clinical record;
- Medi Bot, the assistant that answers physicians’ clinical questions with a summary of guidelines, drug product information and scientific literature, citing its sources.
The apps are intended for physicians who use Medi Suite under a contract with Genomedics s.r.l.: they offer no sign-up and no purchases. The website is covered by the website privacy policy.
Who processes the data
- Data about the physician using the apps (account and usage): the data controller is Genomedics s.r.l., Via Sestese 61, 50141 Florence, Italy.
- Patient data contained in documents uploaded to Medi OCR or described in a question to Medi Bot: the data controller is the physician, or the organisation they work for. Genomedics processes this data on their behalf, as a data processor (Article 28 GDPR), solely to provide the service.
What data we process
In both apps
- Physician account data: first name, last name, email address and sign-in credentials, and any other profile data the physician edits in the app, such as a phone number.
- Device used to sign in: the device’s public key and name, registered at sign-in to recognise it when the session is renewed.
- Consent to AI processing: for Medi OCR, the version of the accepted text and the date of acceptance; for Medi Bot, the choices made in the app’s notice and the date of each change.
- Technical data needed to run and secure the service: IP address, date and time of requests, device type.
Medi OCR
- Uploaded documents: images and PDFs of reports that are photographed, scanned or shared from other apps, and their content. They may contain patients’ identifying data (name, date of birth, tax code, address) and health data (test results).
- Extraction results: the data read from the report and the corrections the physician makes while reviewing it.
Medi Bot
- Questions and conversations: the text of the questions, the answers and the title of each conversation. If the physician describes a clinical case, a question may contain health data.
- Usage log: for each question, the date and time, the credits used and a general topic, without the text of the question or the answer.
The apps contain no tracking tools and no advertising. Data is not sold or used for marketing. Face ID recognition takes place on the device and is handled by iOS: the apps neither receive nor store biometric data.
Why we process it
- To transcribe reports and structure their data, so that the physician can review, correct and enter them into the clinical record (Medi OCR).
- To answer the physician’s questions with information drawn from the sources, and to keep their conversations for the time stated below (Medi Bot).
- To manage access to the apps, show the available credits and keep the service secure.
- To comply with legal obligations.
The legal basis for the physician’s data is the performance of the contract with Genomedics (Article 6(1)(b) GDPR). For patient data it is the basis identified by the physician, as controller, for healthcare purposes (Article 9(2)(h) GDPR).
Processing with artificial intelligence
Both apps send data to third-party artificial intelligence services, and only after the physician’s consent. The providers are based in the European Union and act as sub-processors: they do not keep the content after processing and do not use it to train their models.
Medi OCR
To extract the data, Medi OCR sends the images and text of uploaded documents to an artificial intelligence service. Before the first upload, the app explains what is sent, to whom and why, and asks for the physician’s consent: without consent, no document leaves the device. The notice can be read again at any time from the “Come trattiamo i documenti” (“How we handle documents”) link on the upload screen.
- Who receives the documents: Opper (Sweden), which has them processed by a Mistral model hosted by Berget AI in Sweden; if that service is unavailable, by a model hosted by regolo in Italy.
- Why: only to extract and structure the report data. The service does not interpret the values and makes no decisions: every result is reviewed and confirmed by the physician before it is entered into the clinical record.
Consent can be withdrawn at any time by writing to the address below; without consent, extraction cannot be used.
Medi Bot
To answer, Medi Bot sends an artificial intelligence service the text of the questions and, so that the conversation can continue, the earlier messages of the same chat. It does not send the clinical record. Before the first question, the app shows a notice that explains what is sent, to whom and why, and asks for the physician’s consent: until it is given, no question is sent. The notice can be read again at any time from the shield button at the top of the chat list, or in Settings under “Informativa e consensi” (“Notice and consents”).
- Who receives the questions: Opper (Sweden), which has them processed by an open-source model hosted by evroc in Sweden; if that service is unavailable, by a model hosted by OVHcloud in France.
- Searching the sources: to find the relevant passages of guidelines and product information, OVHcloud (France) turns the text of the question into a numerical representation. For scientific literature, the question, translated into English, is searched in a copy of PubMed hosted by Genomedics, with a representation computed by Berget AI (Sweden) through Opper. Nothing is sent to the US National Library of Medicine: the physician only opens the links to the cited sources.
- Why: only to answer the question. Medi Bot provides general information drawn from the sources it cites and makes no diagnosis or treatment decision about an individual patient: the assessment remains the physician’s.
- Patient data: questions must not contain data that identifies the patient.
Consent to Medi Bot can be withdrawn at any time in the app, in Settings under “Informativa e consensi”, or by writing to the address below; without consent, Medi Bot does not answer questions.
How long we keep the data
Medi OCR
- The uploaded document is deleted when processing ends, whether it succeeds or fails.
- Extraction results, including the physician’s corrections, are deleted 24 hours after validation, or 120 hours after processing if the report is not validated. If processing fails, they are deleted immediately.
- The consent record is kept while the account remains active.
Medi Bot
- Conversations are deleted automatically 30 days after the last message, temporary chats 24 hours after the last message. The physician can delete a conversation at any time from the chat list: it is deleted immediately.
- The usage log, which does not contain the text of questions or answers, is kept for the life of the account.
- The choices made in the notice are kept while the account remains active.
In both apps
- On the device, the apps securely store the sign-in credentials and the device key, held in the Secure Enclave. Medi OCR also stores, to show them in the list, the preview and original file name of uploaded documents; Medi Bot stores pinned chats. Any profile photo stays on the device. All of this is deleted when the physician signs out.
- Account data is kept for the duration of the contract, subject to legal obligations.
Who we share the data with
Besides the AI providers listed above, data may be processed by the IT service providers that host the platform, bound by contract, and disclosed to authorities when required by law. Should a transfer outside the European Economic Area become necessary, it will rely on an adequacy decision of the European Commission or on the standard contractual clauses it has adopted.
Your rights
Under the GDPR, physicians can request access to their data, its rectification or erasure, the restriction of processing and data portability, object to processing, withdraw consent, and ask at any time for their account to be deleted. They also have the right to lodge a complaint with the Italian data protection authority, the Garante per la protezione dei dati personali.
Patients exercise their rights with their physician, who controls their data; Genomedics assists the physician in responding.
Contact
For any request about data processing: rpd@genomedics.it.
Last updated: November 2026.